Manuel PoeteX
Version 1.0
English - Français
By eXpert soLutions SARL
Ce manuel fournis les informations d'installation et d'utilisation du logiciel PoeteX. Ce document sera mis à jour en corrélation avec les évolutions de PoeteX, et amélioré en fonction des retours utilisateurs.
PoeteX utilise des technologies disponibles depuis Mac OS X 10. 4 (Tiger) et ne peut fonctionner sur les versions précédentes de MacOS.
PoeteX s'installe en déplaçant l'icône de l'application sur le disque dur. Sous Mac OSX il est préconisé de placer dans le dossier "Application". La dernière version de PoeteX est téléchargeable sur fr.poetex.com, sous la forme d'un image disque qui contient l'application.
Le site officiel est fr.poetex.com, qui permet notamment de télécharger la dernière version.
Pour obtenir de l'aide ou des informations sur l'usage de PoeteX et faire profiter aux autres utilisateurs de vos découvertes, une liste de diffusion en français est disponible. Pour s'inscrire sur la liste de diffusion, envoyez un mail à l'adresse : aide-fr-subscribe@poetex.com.. Après s'être inscrit, vous pourrez envoyer vos questions à l'adresse : aide-fr@poetex.com.. Pour se désinscrire de la liste, il vous suffira d'envoyer un mail à l'adresse : aide-fr-unsubscribe@poetex.com..
PoeteX est conçu pour gérer l'emploi du temps d'une école, d'un lycée ou d'un établissement supérieur. PoeteX permet de gérer de multiples groupes d'étudiant, organisés hiérarchiquement, associés à un projet pédagogiques composé d'un ensemble d'enseignement (matières, Unités de Valeur, Unités de Formation ...) définissant des volumes horaires en fonction de type de cours. Un cours est la rencontre au sein d'une ou plusieurs salles, d'un groupe d'étudiant et d'un ou plusieurs intervenants. Les intervenants peuvent êtres associés à des statuts, les salles à des types et des bâtiments. Un éditeur de planning permet de planifier les différents cours en vérifiant les différentes contraintes d'intégrité (salles, groupes, intervenants) ainsi que des règles de disponibilité.
Le Projet Pédagogique est un ensemble d'enseignements (matières, unité de valeurs ...)
regroupé au sein d'une notion de Promotion. Au sein de chaque enseignement, les cours sont définis sans ou avec planification. Une interface dédié permet de créer un grand volume de cours à effectuer pour chaque groupe d'étudiant de de leur pré-affecter des salles ou des intervenants.
PoeteX distingue la notion de planification et la notion de projet (contrat, programme) pédagogique.
Une promotion, voir ci-dessus, représente aussi l'ensemble des étudiants devant suivre le projet pédagogique. Une promotion est ainsi vue comme un groupe d'étudiant auquel il est possible d'affecter directement des cours. Une promotion peut cependant être découpée en sous groupes, de manière hiérarchique et parallèle.
PoeteX est conçu pour s'adapter à différents type de calendrier pédagogique (annuel, semestre, périodique ...). La notion de période permet de définir une période temporelle nommée de date à date pour une promotion. Les enseignements de la promotion peuvent-être bornée à une ou plusieurs périodes définies au niveau de la promotion. La définition de périodes reste toutefois optionnelle pour concevoir un emploi du temps.
PoeteX propose deux solutions pour ajouter et personnaliser certaines fonctions :
Ces fonctionnalités sont encore en développement, et seront disponibles et documentées dans les futures versions.
Dans la plupart des fenêtres de PoeteX, vous retrouverez ces éléments :
Un fichier PoeteX contient un projet sous la forme d'une base de donnée embarqué dans un seul fichier (technologies incluse dans Mac OS X 10.4 : CoreData). Un seul fichier permet de stocker l'ensemble des informations relatives à l'emploi du temps. Compte tenu du volume de données, PoeteX est conçu pour manipuler un seul projet à la fois mais fournis un ensemble de fenêtres spécialisées :
Au démarrage de PoeteX, une fenêtre de bienvenue propose d'ouvrir un document récent, d'aller chercher un autre document "Ouvrir" ou de créer un nouveau document de travail "Créer" :
La fenêtre des salles permet de gérer les diverses salles de classes, les types de salles ainsi que les bâtiments :
La liste principales contient toutes les salles avec les propriétés principales (code, nom, capacité, type). Ces propriétés peuvent être modifiées directement dans la liste ou grâce au plus complet inspecteur disponible en pressant sur "éditer". Les propriétés disponibles sont :
Une salle peut être associée à un type de salle ou/et à un bâtiment. Ces informations seront utilisés afin d'aider à l'affectation des salles aux cours.
Par défaut, les salles sont considérées comme systématiquement disponible (hors double usage), mais ils est possible de définir des règles de (in)disponibilité pour chaque salles. Dans l'inspecteur d'une salle, l'onglet "disponibilités" permet de gérer les règles associées à la salle sélectionnée. Les règles sont appliquées dans l'ordre descendant.
La coche indique le statut par défaut de la salle, avant la vérification des règles.
La fenêtre suivante permet de définir ou de modifier une règle. Pour créer une nouvelle règle, pressez le bouton "+" :
Où:
Si l'option "S'applique aux jours" n'est pas sélectionnée, la règle s'appliquera sur tous les jours de la semaine.
| 1 La première règle est très générale et indique que la salle est indisponible les lundis et dimanches. |
| 2 De plus, nous ajoutons une règle définissant que la salle est indisponible le samedi de 07h00 à 12h00 (soit le matin). |
| 3 Enfin, nous définissons une plage de disponibilité le lundi du 01/01/06 au 12/02/06. Notez que cette nouvelle règle apparaît comme un ajustement de la première règle. |
| 4 L'ensemble de ces nouvelles règles apparaissent dans la liste. Elle peuvent être modifiée unitairement en utilisant le bouton "éditer". L'ordre peut être modifié avec les flèches "⇣" et "⇡". |
La fenêtre des intervenants permet de gérer l'ensemble des intervenants (professeurs, enseignants ...), soit toute personne amenée à intervenir dans un cours. Par ailleurs une fenêtre tiroir permet de définir des statuts. La fenêtre est semblable à celle des classes :
Un intervenant est défini par un ensemble d'informations :
Un statuts peut être donnée à un intervenant. Le statut est actuellement indicatif, il permet de différencier les intervenants salariés, extérieurs, vacataires, honoraires, stagiaires .... La liste des statuts est accessible via le bouton "éditer les statuts" :
PoeteX laisse l'utilisateur définir les statuts mais n'utilise pas cette information actuellement. Elle peut être utilisée par des plugins afin, par exemple, de générer des statistiques, de communiquer avec un système de gestion ...
Des règles de (in)disponibilité peuvent être définies sur un intervenant via l'onglet "disponibilités" de l'inspecteur, de la même façon que les règles de disponibilité d'une salle.
Cette fenêtre permet de gérer des types de cours comme par exemple "TD : Travaux Dirigés", "TP : Travaux Pratiques" ... Le bouton "éditer" permet d'ouvrir l'inspecteur dans un tiroir et de définir une couleur qui sera utilisée, suivant les préférences, lors de l'affichage de l'emploi du temps.
PoeteX proposera, dans un future version, la possibilité de définir un nombre d'étudiant maximal qui sera pris en compte comme une contrainte lors de l'affectation d'un groupe à un cours.
La notion de Projet Pédagogique est au coeur de la gestion d'emploi du temps de PoeteX. Un projet pédagogique représente l'ensemble des enseignements que doit suivre un ensemble d'étudiant. Dans certain cas il peut être associé à la notion de promotion, soit un ensemble d'étudiant devant suivre un cursus pédagogique, composé d'enseignements (matières, unités de valeur) dispensés sur un ensemble de période temporelle (trimestre,semestre, année, session ...). La notion d'étudiant est ici virtuelle, les étudiants étant représentés par des groupes.
Cas des écoles d'enseignement supérieur :
Dans la plupart des écoles d'enseignement supérieur, les étudiants entrants pour une formation diplômante sont regroupés au sein d'une Promotion. Cette promotion devra effectuer des enseignements sur plusieurs années rythmées par des semestres. Dans ce cas un Projet Pédagogique représentera parfaitement une promotion, et ceux pour toute la scolarité. Lorsqu'une nouvelle promotion entrera, il faudra créer un nouveau projet pédagogique. Si le projet n'est pas lourd, il est possible de garder le même et de créer des sous-groupes représentants les différentes promotions.
Cas des écoles :
Dans les cas ou le nombre de matières est faible et change peut d'une année à l'autre, il est possible de faire un seul projet pédagogique et ensuite d'utiliser les groupes comme classes d'élèves.
La liste à gauche contient la liste des projets pédagogiques, à droite, trois onglets permettent d'accéder aux données relatives au projet sélectionné. L'onglet information permet de définir:
La liste des diplômes, définie de manière globale, est accessible en pressant le bouton "éditer" se trouvant à droite du menu de sélection du diplôme :
Nous pouvons définir des périodes, dans cet exemple, nous avons créé les 4 semestres correspondant au découpage temporel de la formation :
Le projet pédagogique est composé d'un ensemble d'enseignements (matière, UV, UF ...). Un enseignement peut être associé à une ou plusieurs périodes, des volumes horaires et des types de cours. Il s'agit d'une description administrative, fonctionnellement les cours associés aux enseignements seront gérés dans la fenêtre "Editeur de cours". Pour chaque enseignement, il est possible d'associer des volumes horaires en fonction du type de cours et optionnellement de la période. Ces données sont actuellement informatives, mais seront utilisées dans une future version.
Pour ajouter des enseignements, pressez le bouton "+" qui propose de créer un enseignement ou un sous-enseignement:
Le volume horaire globale est affiché sous la liste de volumes par types de cours dans le tiroir d'édition.
Les cours qui seront par la suite générés dans l'éditeur de cours, seront associés à des groupes d'étudiant. Ces groupes sont décomposés de manière hiérarchique. La "promotion" est déjà un groupe rassemblant l'ensemble des étudiants qui pourra, au besoin, être décomposés en sous-groupes qui pourront aussi être décomposés ... Lorsqu'un groupe est décomposé en 2 sous groupes, PoeteX considère que les 2 sous-groupes sont composés d'étudiants différents et peuvent donc avoir cours en même temps. Pour créer des groupes, utilisez le bouton "+" qui permet de choisir de créer un groupe (sous entendu au même niveau que le groupe courant sélectionné, ou comme sous-groupe de la promotion si aucun groupe n'est sélectionné) ou un sous-groupe du groupe sélectionné :
Les groupes ont un effectif et il est possible de définir des disponibilité de la même façon que pour les salles. La gestion des disponibilités est accessible en pressant sur "éditer" et en choisissant l'onglet "disponibilités" dans la fenêtre tiroir.
Les groupes décrit si-dessus sont des subdivisions stricte du groupe père. Si un groupe doit être subdivisé de plusieurs façons, il est possible de créer un ou plusieurs groupes abstrait qui pourront ensuite être subdiviser. Dans l'exemple suivant, le groupe "AB" représente l'ensemble des étudiants de la promotion qui pour une activité particulière doit être décomposée en trois sous-groupes (AB1, AB2, AB3) :
Un icône diffèrent permet de distinguer les groupes 
des
groupes abstraits 
Les disponibilités des groupes peuvent être définies à la manière des disponibilités des salles. La gestion des disponibilités s'effectue au travers de l'onglet "disponibilités" de la fenêtre tiroir des propriétés accessible en pressant le bouton "éditer". .
Il est possible d'ouvrir plusieurs fenêtre d'édition des cours. Le titre de la fenêtre s'adaptera à la sélection courante.
Les emplois du temps des groupes, salles et intervenants sont représenté par trois types d'événements:
Plusieurs occupations de salle peuvent être associées à un cours, à des horaires différents. De la même façon, plusieurs interventions (soit plusieurs intervenants) peuvent être associées à un cours.
Ces événements ont pour propriétés communes :
L'éditeur de cours permet de créer et modifier les cours suivant un projet pédagogique. Sur la gauche, la liste des projets pédagogique permet de sélectionner un enseignement. A droite, dans la partie supérieure, la liste des cours de l'enseignement sélectionné. Pour créer des cours, choisir l'onglet "créer les cours", puis choisir un ou plusieurs groupes, choisir une durée, un type de cours, une salle (optionnel), un intervenant (optionnel), et une quantité.
Dans l'exemple ci-dessous nous allons créer 4 séances de 2 heures pour les groupes A et B de l'enseignement F112, soit 8 cours avec un intervenant et une salle :
Après avoir pressé le bouton "ajouter", les nouveaux cours apparaissent dans la liste. En dépliant l'un d'entre eux, l'occupation de la salle "MA" et l'intervention de "Mr Shakespeare" apparaissent :
L'onglet "édition par lot" offre un outil permettant de faire des manipulations sur l'ensemble des éléments sélectionnés dans la liste des cours:
par exemple, nous allons définir une date et un début pour les 2 premiers cours :
Le bouton "éditer" permet d'afficher l'inspecteur de cours, qui est une fenêtre contenant l'ensemble des propriétés d'un cours. Pour chaque cours, un inspecteur peut être ouvert, qui sera mis au premier plan si il est déjà ouvert. Si plusieurs cours sont sélectionnés, plusieurs inspecteurs seront ouverts.
La fenêtre de planning permet d'afficher l'emploi du temps dans un format graphique. La fenêtre comporte 3 zones verticales dimensionnables :
Dans l'exemple, en choisissant, les 2 premières semaines de période S1 de la promotion "GMP06", puis le groupe "GMP06" nous obtenons l'affichage :
PoeteX propose 2 plages horaires, l'une paramétrable dans les préférences, l'autre étant la plage complète de la journée (0h-24h). Pour passer de l'une à l'autre il suffit de cliquer sur la plage, en en-tête de l'emploi du temps.
Dans les préférences, il est possible de masquer complètement un jour de la semaine. Généralement le dimanche n'est pas travaillé, il n'est donc pas nécessaire de l'afficher :
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Dans la barre d'outils, une option d'affichage permet de choisir entre 2 modes :
Depuis l'éditeur de cours, des cours ont été créés suivant le projet pédagogique. Si une date leur a été affecté, il ne sont pas forcément planifiés. Ces cours apparaissent dans la listes de droite, il suffit alors de les sélectionner, de les faire glisser sur l'emploi du temps et enfin de la déposer à l'endroit souhaité, une date et un début leur sont affectés, et ils sont ainsi considérés comme planifiés. Les occupations et interventions associées sont aussi modifiées en conséquence :
Lorsqu'un cours est glissé sur l'emploi du temps, une petite fenêtre jaune indique l'heure de début et l'heure de fin correspondantes au placement du cours. Un petit carré rouge indique la position à laquelle le cours va être placé en tenant compte de la grille magnétique définie dans les préférences.
Les cours non-planifiés sont listés sur la droite de la fenêtre. Cette liste peut être filtrée suivant :
Inversement, il est possible de glisser un cours planifié sur la liste des cours non planifiés, dans ce cas, le cours est dé-planifié (il garde cependant sa date et son début).
Un cours peut-être glissé dans l'emploi du temps afin de changer son jour ou son heure de début :
La durée et le début d'un événement peuvent être modifiés directement sur l'emploi du temps en tirant sur ses bordures.
Un intervenant ou une salle glissé, à partir des listes, sur un cours ajoute au cours respectivement une intervention ou une occupation :
Lors d'un glissé/déposé d'un intervenant ou d'une salle, le cours candidat à la réception est mis en évidence.
Enfin un menu contextuel est disponible pour chaque événement, et permet de demander l'affichage des salles et intervenants associés.
Le menu ne propose pas d'afficher l'emploi du temps de "Apollinaire" car ce dernier est déjà affiché.
Les interférences correspondent à une incompatibilité d'emploi du temps. Dans ce cas PoeteX affiche les événements (cours, occupations, interventions) avec un fond spécifique. Les interférences apparaissent quand :
Dans l'exemple ci-dessous, la salle "AA" est utilisée en même temps par les 2 cours des groupes "A" et "B".
PoeteX permet de mémoriser des sélections d'affichage de l'emploi du temps. La présélection sauvegarde les semaines, groupes, intervenants et salles sélectionnées sous un nom. Les présélection sont accessibles dans la barre d'outils de la fenêtre de planning :
En appuyant sur le bouton "+", vous pouvez sauvegarder l'état de la sélection d'affichage courante, une boite de dialogue vous invite à nommer la sélection :
L'impression permet d'imprimer l'emploi du temps suivant la sélection courante et les options d'impression de PoeteX disponibles dans la boite d'impression standard de MacOSX. Le premier onglet d'options concerne la mise en page et les marges :
Le second onglet "Page" contient des options de mise en forme :
Les fonctionnalités de plugin sont décrites dans la documentation anglaise.
| Date | Version | Author | Modifications |
|---|---|---|---|
| 10 May 2006 | 1.0 | Pechoultres Xavier | First document |
| 5 July 2006 | 1.0 | Sylvain Benilan | First document (continued) |
| Date | Version | Auteur(s) | Modifications |
|---|---|---|---|
| 18 Août 2006 | 1.0 | Pechoultres Xavier Sylvain Benilan | Première version |
| Date | Version | Auteur(s) | Modifications |
|---|---|---|---|
| June 2006 | 1.0 |
Pechoultres Xavier Sylvain Benilan | Première version publique |
| Date | Version | Author(s) | Modifications |
|---|---|---|---|
| Juin 2006 | 1.0 | Pechoultres Xavier Sylvain Benilan |
First beta release |
| Août 2006 | 1.1 | Pechoultres Xavier Sylvain Benilan |